Modelo de externalización de los servicios de TI para reforzar a pymes

Elajo es una de las compañías de electricidad, ingeniería mecánica y energía líderes en Suecia, que ofrece una amplia experiencia y una plantilla eficiente de casi 900 empleados. Desde su fundación en 1958, esta empresa familiar ha experimentado un fuerte crecimiento durante muchos años y combina la proximidad y la flexibilidad de una pequeña empresa con los recursos de una grande. En la gran mayoría de los casos, la compañía está geográficamente muy cerca de sus clientes y tiene oficinas en 38 ciudades suecas. Con sus productos y servicios, Elajo y sus empleados generan unos ingresos anuales de aproximadamente 900 millones de coronas. La decisión a favor de Konica Minolta como socio a largo plazo para la actualización de su software y hardware, así como para la asignación de servicios de gestión de red, fue algo obvio. Las soluciones aseguran que el nuevo sistema proporciona el más alto nivel de seguridad, permitiendo a la vez unos flujos de trabajo muy eficientes y simplificados.

Descargando a los departamentos internos de IT mediante servicios a medida 

Para el negocio de Elajo, es excepcionalmente importante poder centrarse en las necesidades de sus clientes.En la economía actual, los sistemas IT subyacentes asumen un papel decisivo para poder hacerlo posible. A medida que más y más sistemas se conectan y los procesos de negocio tanto internos como externos se hacen cada vez más digitales, las empresas han de poder aprovechar todo el potencial de estas tecnologías para seguir siendo competitivas en su mercado y dar servicio a sus clientes con los más altos niveles de calidad. Un socio fuerte que conozca su negocio y sea capaz de hacerse cargo de la IT y la digitalización de los procesos de una compañía es especialmente crucial con una estructura empresarial diversa y geográficamente distribuida con 38 oficinas. “La gestión de nuestra IT está en el foco de nuestro negocio y queremos limitar los recursos internos que invertimos en ello al mínimo. Por ello, para poder centrar nuestros recursos y esfuerzos en dar soporte a nuestros empleados, nuestro departamento de IT acudió a Konica Minolta, nuestro socio de confianza”, explica Olle Westerling, Director Financiero de Elajo. Mediante un diálogo cercano entre las dos empresas antes del comienzo del proyecto, Konica Minolta obtuvo una comprensión profunda de las necesidades de Elajo y fue por tanto capaz de adaptar el servicio al resultado deseado exacto, liberando recursos internos. “En muchos sentidos, es como si los expertos de Konica Minolta se hubieran convertido en parte de nuestro equipo IT”, añadió Westerling.

Un único punto de contacto para los servicios de red gestionados

Con el fin de proporcionar a Elajo no solo un conjunto de productos IT sino también la solución que realmente necesita, Konica Minolta desarrolla una completa gama de servicios gestionados. Los expertos de Konica Minolta gestionan proactivamente toda la red de la compañía: esto cubre hardware y gestión IT, incluidos ordenadores, servidores y toda la infraestructura de impresión, así como componentes de software tales como firewalls de seguridad y software de oficina convencional para el día a día. Los servicios incluyen la monitorización en tiempo real y la conexión de la red y la infraestructura, así como el despliegue continuo de nuevo software y hardware, asegurando el máximo nivel de seguridad para proteger cada oficina. Para Elajo, este procedimiento tiene la enorme ventaja de que la empresa tiene un único punto de contacto para todos los temas relacionados con su red, ya que Konica Minolta es responsable de todos los asuntos que conciernen a la red IT. Con Konica Minolta armonizando la configuración IT de la empresa, ahora se pueden integrar fácilmente nuevas ubicaciones en los sistemas existentes. Las nuevas ubicaciones reciben un paquete de instalación fácil de implementar con sencillos pasos para que puedan estar en funcionamiento en una fracción del tiempo que solía necesitar una nueva instalación.

A pie de obra o en la oficina: trabajo sin fisuras

Como organización, Elajo está en el camino de aprovechar todo el potencial de los procesos digitalizados de trabajo. Konica Minolta armonizó el software ofimático de la empresa con la implementación de Microsoft Office 365 en todas las ubicaciones y dispositivos móviles. El proyecto fue planificado y ejecutado en muy cercana colaboración entre los expertos de Konica Minolta y los profesionales de IT de Elajo, asegurando un encaje perfecto en toda la organización. La implementación abre una amplia gama de aplicaciones para el trabajo móvil y remoto así como para la comunicación; es de un valor excepcionalmente alto para los empleados que están constantemente en la carretera o a pie de obra. El acceso a nuevas aplicaciones da a los empleados mayor flexibilidad en la forma de trabajar y de interactuar con sus compañeros, simplificando a la vez todo el proceso de mantenimiento y actualización del sistema. “Konica Minolta conoce muy bien nuestro negocio. Sus soluciones nos permiten trabajar en remoto, por ejemplo, lo que aumenta significativamente nuestra eficiencia global. Podemos por tanto centrarnos en nuestras tareas importantes y tenemos que viajar menos, lo que se traduce en enormes ventajas financieras y medioambientales para nosotros”, dice Olle Westerling.

Konica Minolta como socio de confianza para IT

Los proyectos con Elajo son un perfecto ejemplo de la completa concentración de Konica Minonta en las necesidades del cliente. Más como proveedor de soluciones que de productos, Konica Minolta se asegura de entender a la perfección el negocio y las circunstancias existentes en el entorno de su cliente. Además, la filosofía de Konica Minolta como socio de servicio universal, incluso después de la fase de implementación de los sistemas a medida, define las cercanas relaciones que tiene con sus clientes así como el conocimiento de sus procesos de negocio y lo que necesitan con el fin de proporcionar las mejores soluciones posibles a sus clientes.

DuoBad AB fue fundada hace 20 años por Lars Carlsson y Niklas Hult basándose en una idea sencilla: crear muebles de baño exclusivos que unieran un diseño excepcional con una artesanía intemporal. Basada en la rural Alsterbro en Suecia, la empresa alcanzó el éxito gracias a una fórmula única que unía el afamado mobiliario de la región de Småland y las tradiciones de trabajo de la madera con un diseño exclusivo de cuartos de baño. Los fundadores comparten un profunda preocupación por el entorno y por crear productos sostenibles y de alta calidad. Esta filosofía también se refleja en la forma en que la empresa elige a sus socios y proveedores, con componentes de origen local de compañías en sintonía que compartan los estándares de alta calidad y sostenibilidad de DuoBad. El equipo de diez empleados trabaja duro para satisfacer las necesidades de un negocio creciente; el papel de todos es vital: desde los cinco expertos artesanos que fabrican los muebles, hasta el equipo de ventas y el personal de oficina que asumen las numerosas tareas de cara a clientes y proveedores. Con Workplace Hub Advanced de Konica Minolta, tienen exactamente las herramientas IT y el soporte que necesitan para tener éxito en esta labor.

Un boyante negocio rural que quiere actualizar su IT

Como pequeña empresa, DuoBad centra todos sus recursos en ofrecer productos y servicio al cliente excepcionales. Esto significa, sin embargo, que su infraestructura IT nunca estuvo en el centro de atención del negocio diario de la compañía. Esto cambió cuando la edad y limitaciones de su IT empezaron a convertirse en un obstáculo. Gran parte del software y la infraestructura IT de DuoBad estaba llegando al final de su vida útil: el soporte para los sistemas existentes se estaba acabando. DuoBad también buscaba modernizar su IT para seguir el ritmo de crecimiento de la empresa. Además, debía proporcionar a sus trabajadores un entorno de trabajo moderno, un verdadero espacio de trabajo digital con acceso fácil y seguro a la información donde y cuando la necesitaran. La solución Microsoft Office del cliente estaba llegando también al final de su vida útil y ya no reflejaba esas nuevas necesidades. Para su correo electrónico, DuoBad estaba usando el de su proveedor de servicios Internet y buscaba una solución para integrar un servidor de correo electrónico en sus sistemas. A la vez, la empresa buscaba una solución que fuera fácil de gestionar y capaz de asegurar una protección contra pérdidas de datos con una solución automatizada y fiable de copias de seguridad.

En cuanto a la conectividad, DuoBad se enfrentaba a un reto adicional al que se enfrentan en particular las empresas medianas y pequeñas que están fuera de las grandes áreas metropolitanas: “Nuestra ubicación inicialmente no tenía conexión local de fibra. Por tanto dependíamos de tener una infraestructura IT local”, explica el CTO de DuoBad Rikard Karlsson. Una conectividad pobre podría traducirse en flujos de trabajo interrumpidos y poco fiables, si por ejemplo se tenía que acceder rápidamente a grandes volúmenes de datos alojados en sistemas en la nube. “Dependíamos de un servidor HP local, funcionando con Microsoft Windows Server. Sin embargo, tanto el hardware como el software estaban llegando al final de su vida útil”, dice Karlsson.

Con solo un miembro del equipo dedicado a mantener la IT de la empresa, tener un socio que asumiera la responsabilidad de la IT y proporcionara una solución holística y completamente funcional fue clave para DuoBad. “Somos una empresa pequeña y especializada, y agradecemos tener un socio fuerte en IT con un equipo de servicio local y valores compartidos”, dice el CEO de DuoBad Niklas Hult. Tener un único punto de contacto también fue importante para la empresa porque querían que las responsabilidades estuvieran unidas en un solo lugar.

Un gran socio con una solución todo en uno para una empresa especializada

La compañía era un cliente existente de Konica Minolta, trabajando con dispositivos MFP bizhub durante más de 14 años. Era una relación positiva que había perdurado durante la mayor parte de la historia de la empresa. Durante este tiempo, se habían desarrollado unos fuertes cimientos de confianza y respeto mutuo. “Tenemos un Gestor de Cuenta en Konica Minolta que conocemos y en quien confiamos. Él también nos conoce, y entiende muy bien nuestro negocio”, dice Niklas Hult, que también agradeció que Konica Minolta compartiera el profundo compromiso de su empresa con la sostenibilidad. “Konica Minolta ha hecho un gran trabajo durante el tiempo en el que hemos cooperado en el pasado. Es importante tener este conocimiento local a mano cuando necesitamos afrontar nuestros retos técnicos.” Así que, cuando llegó el momento de encontrar el socio adecuado para la implementación de la nueva solución IT, DuoBad confió en su socio existente Konica Minolta.

“Desde una perspectiva diaria, el técnico con el que trabajo tiene mucho conocimiento y yo tengo mucha confianza en él”, explica el CTO Rikard Karlsson. “Como es parte de Konica Minolta, también sé que mi contacto puede usar esa fuente de habilidades y experiencia siempre que lo necesite y en seguida vendrá a mí con soluciones.”

Konica Minolta fue capaz de proporcionar exactamente lo que DuoBad estaba buscando: El experto en servicios IT propuso Workplace Hub Advanced como solución del entorno de trabajo todo en uno, moderna y preparada para el futuro, que sería la opción ideal para las necesidades de DuoBad. Integrando el servidor, el software y la MFP previamente independientes, esta implementación de Workplace Hub proporciona a DuoBad una solución de entorno de trabajo digital desde un único proveedor de confianza, justo lo que DuoBad buscaba. “Si topamos con algún reto o tenemos una pregunta, sé instantáneamente a quién llamar”, indica Karlsson.

Después de más consultas a Konica Minolta, DuoBad acordó en proceder con la implementación a finales de 2019. La solución funciona con la instalación de un Windows Server 2019 para cubrir las tareas de servidor de ficheros/impresión/AD. En términos de seguridad y resiliencia, la solución también incluye antivirus Konica Minolta Remote Care y el servicio de copia de seguridad Acronis. El proyecto empezó a principios de 2020 y llegó a su fase final en tres meses.

Como DuoBad se enfrentaba al reto de no tener todavía una conexión de fibra, la naturaleza híbrida de Workplace Hub ayudó a solucionar este problema: Con una solución híbrida, los datos a los que hay que acceder localmente de forma rápida y fiable se almacenan in situ. Al mismo tiempo, una conexión a la nube hace posible el acceso externo a la información, por ejemplo desde la oficina de un fabricante o proveedor. Este es un escenario bastante común para muchas empresas que no tienen conectividad de banda ancha. La situación de DuoBad ejemplifica cómo muchas pymes pueden usar una solución híbrida, no forzándolas a elegir entre una solución in situ o en la nube. En el caso de DuoBad, el sistema empresarial crítico GARP, que incorpora funciones de ERP, CRM y ECM, sigue estando en sus instalaciones. Lo mismo ocurre con las funciones de archivo e impresión de la empresa.

Como empresa ponemos mucho cuidado en elegir solo los mejores fabricantes; de otra manera, ¿cómo podríamos dar a nuestros clientes lo mejor? Así que cuando llegó el momento de actualizar nuestra IT, la calidad fue para nosotros lo más importante. Konica Minolta Workplace Hub fue la solución perfecta para nuestras necesidades: una arquitectura simplificada pero robusta que seguirá evolucionando con nosotros.

Niklas Hult

CEO

Como segunda fase del proyecto, se hizo una actualización del anticuado sistema de correo electrónico de la empresa, así como de la solución Microsoft Office. Se ha desplegado la solución basada en la nube Office 365 Busi­ness Premium una vez la conexión de fibra ha sido instalada en las instalaciones de la compañía, proporcionando al equipo de DuoBad las modernas herramientas de trabajo que el equipo necesita en su trabajo diario. También hace funcionar los servidores de correo electrónico de la empresa, integrándolos sin fisuras con el resto de aplicaciones y sustituyendo los buzones del proveedor de servicios Internet. La migración a Office 365 también dará al personal de DuoBad acceso a mejores posibilidades colaborativas y de trabajo remoto. “El acceso móvil es realmente vital, porque es importante poder trabajar fuera y seguir usando en remoto nuestros principales sistemas”, explicó Niklas Hult. Esta capacidad también podría suponer una transformación. DuoBad está dispuesta a explorar nuevas formas de trabajar que ahora son posibles con las modernas soluciones de colaboración tales como Microsoft Teams.

Reconociendo las posibilidades ofrecidas por Workplace Hub, DuoBad extendió el alcance inicial del proyecto para incluir también una solución de escritorio remoto para capacitar a los administradores del sistema y facilitar el trabajo fuera de la oficina. Con la instalación de la fibra, la empresa también puede implementar el servicio de copias de seguridad Acronis: una solución de recuperación ante desastres basada en la nube, y un paso muy importante para DuoBad. “Afortunadamente, no hemos sufrido una pérdida catastrófica de datos en toda la historia de nuestra empresa, todavía. Sin embargo, nuestros ficheros de diseño, los datos de nuestros clientes, logística, proveedores e inventario, todos estos datos son absolutamente críticos para el negocio, y simplemente no podemos permitirnos perderlos en caso de un incendio, por ejemplo”, explica Karlsson. Con el sistema de recuperación ante desastres instalado, un proceso automatizado generará una copia de seguridad regular de esta información crítica, haciéndola rápidamente accesible en el caso de pérdida de los datos originales.

Además, gracias a los servicios IT gestionados las 24 horas de Konica Minolta, la empresa ahora tiene una solución fiable a su disposición, asegurando las operaciones suaves durante todo el día. Con solo un miembro del equipo responsable de la IT en DuoBad, esto proporciona una tranquilidad considerable y aumenta enormemente la resiliencia de la empresa. De forma similar, la capacidad de pagar por servicios punteros bajo demanda mediante Workplace Hub permite a DuoBad acceder a Sophos XG Firewall como parte de una suscripción mensual. Esta solución de primera clase ha aumentado la seguridad de la compañía, minimizando los riesgos, ya que su equipo de ventas se conecta en remoto mediante VPN. Las amenazas y los riesgos ocultos pueden identificarse y neutralizarse rápidamente, los sistemas infectados se aíslan de forma automática e instantánea.

Workplace Hub está ahora en el corazón de la IT de DuoBad, integrando y manteniendo todos los sistemas que la empresa necesita. Combinado con Konica Minolta como único punto de contacto, la compañía tiene ahora a su disposición un ‘Entorno de trabajo inteligente conectado’ de calidad empresarial, a la vez que puede concentrar su inversión en personal y habilidades que necesita para el núcleo de su negocio. “Estamos muy contentos de explorar todavía más todo el potencial de Workplace Hub,” concluye Niklas Hult.