Organizaciones de todos los tamaños y sectores comparten una serie de retos fundamentales, como mantener los costes bajo control, proteger la información corporativa y garantizar que todos puedan trabajar de forma eficiente y productiva. La impresión es un área en la que es fácil dejar que las cosas se salgan de control, si no se sabe quién imprime qué, qué usuarios o equipos imprimen y copian más, o cuánto cuesta todo. Los documentos pueden quedar sin recoger, lo que supone un desperdicio de dinero y recursos, y puede poner en peligro la información confidencial. Y si una impresora se avería, ¿con qué facilidad pueden los usuarios cambiar a un dispositivo alternativo? Puedes resolver estos retos y otros más utilizando soluciones de gestión de la impresión para administrar y proteger toda tu infraestructura de escaneado e impresión. Podrás:
Querrás elegir una solución de gestión de la impresión que ofrezca las características y funcionalidades que se ajusten a las necesidades de tu organización. Entre las características que querrás tener en cuenta se encuentran: Autenticación de usuarios. Con el control centralizado de las identidades, te aseguras de que los usuarios tengan que autenticarse en un dispositivo para liberar un trabajo de impresión. Además de proteger la información confidencial de miradas indiscretas y reducir el desperdicio de impresiones, esto permite a los usuarios enviar un trabajo de impresión a cualquier impresora en red. Algunas soluciones de gestión de la impresión también facilitan la gestión de la impresión segura desde dispositivos móviles, incluido el BYOD. Supervisión y elaboración de informes. Te permite rastrear y supervisar el uso en tiempo real a través de informes regulares, programados y bajo demanda. Dispondrás de los datos necesarios para identificar e investigar el uso excesivo o anómalo de una persona o departamento. También puedes crear informes ejecutivos que proporcionen resúmenes de gestión de alto nivel e información de sostenibilidad. Gestión de usuarios y costes. Puedes gestionar e imputar los costes asignando a los usuarios a centros de costes, o permitiéndoles seleccionar el centro de costes, la facturación o el código de proyecto pertinentes antes de imprimir un documento. También puedes asignar listas de precios a diferentes dispositivos, centros de costes y usuarios. Y mediante la creación de reglas o políticas de impresión, puedes garantizar una gestión de costes más estricta permitiendo que diferentes roles de usuario accedan a diferentes dispositivos y funciones. Por ejemplo, puedes hacer que la impresión a doble cara sea la predeterminada para todos, o limitar la impresión en color a determinados roles. La gestión centralizada de usuarios y costes puede ayudarte a reducir el gasto en servicios de impresión hasta en un 30%*.
Contabilidad de costes y gestión de presupuestos. Para proporcionar control de costes y flexibilidad, elige una solución de gestión de impresión que te permita asignar presupuestos de impresión a los usuarios, con la opción de recargar sus cuentas. En un entorno como el de una universidad, por ejemplo, esto te permite dar a los estudiantes una cuota de impresión gratuita que pueden ampliar según sus necesidades. Gestión de colas de impresión. Si tienes una sala de impresión interna, puedes elegir una solución de gestión de la impresión que ofrezca una gestión eficaz de la cola de impresión de producción, además de la cola de impresión de la oficina. Gestión del flujo de trabajo. Si estás inmerso en un proceso de transformación digital, es posible que desees asegurarte de que la solución que elijas también pueda ayudarte a desarrollar flujos de trabajo de escaneado eficientes para optimizar aún más la productividad de todos.
Las soluciones de software de gestión de la impresión te ayudan a optimizar el uso de las impresoras multifuncionales (MFP) y otras impresoras de tu organización. Una solución como Dispatcher Paragon te ofrece un control centralizado sobre tus usuarios y dispositivos, te permite establecer reglas y políticas de impresión y proporciona opciones para la gestión de colas de impresión y la autenticación de usuarios que ayudan a proteger la información y a reducir los costes y los residuos.
Las organizaciones que no disponen de soluciones de gestión de la impresión a menudo no saben cuánto imprimen, cuánto gastan en impresión o incluso cuántos dispositivos tienen. Una vez que instalan una solución de gestión de la impresión, como Dispatcher Paragon, pueden supervisar lo que se imprime, obtener información sobre lo que gastan en impresión y buscar formas de reducir los costes, los residuos y los riesgos de seguridad de la información y los dispositivos. Además, una solución de gestión de la impresión puede ayudar a una organización a aumentar la flexibilidad, permitiendo a los usuarios imprimir en cualquier MFP o impresora, por ejemplo, o permitiéndoles enviar trabajos de impresión desde sus móviles. Las soluciones de gestión de la impresión también permiten imputar los costes de impresión, copia y escaneado a los equipos, departamentos, usuarios y proyectos pertinentes. Nuestra solución Dispatcher Paragon obtuvo el reconocimiento Buyers Lab (BLI) 2021 Pick Award a la mejor solución de contabilidad y recuperación de costes, y uno de los jueces comentó: “Konica Minolta Dispatcher Paragon viene con todo lo que se necesita para tomar el control del entorno de impresión”.
Una solución de gestión de la impresión como Dispatcher Paragon o YSoft SafeQ puede ayudarte a ahorrar dinero al permitirte controlar y gestionar el uso de la impresión, la copia y el escaneado. Te permite aplicar políticas que reduzcan los costes de impresión (como la impresión a doble cara y en blanco y negro por defecto), te proporciona los datos que necesitas para hacer frente a comportamientos de impresión inusuales o excesivos y te ayuda a reducir la impresión desperdiciada exigiendo a los usuarios que se autentiquen antes de liberar sus trabajos de impresión.
Una solución de gestión de la impresión te ayuda a mejorar la seguridad de tu información corporativa y de tus equipos multifunción y otras impresoras. Al exigir la autenticación de los usuarios se elimina el riesgo de que los trabajos de impresión no recogidos caigan en manos equivocadas. Puedes restringir el acceso a impresoras específicas permitiendo que solo las seleccionen determinados roles. El uso de un software de gestión de impresión como BENS Server también ayuda a proteger tu red de amenazas externas, y te permite implementar una impresión segura móvil y en la nube.
Sabemos que cada organización es única, por lo que cada compromiso comienza con una conversación. Estamos dispuestos a escuchar, así que ponte en contacto con nosotros hoy mismo.
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