Convierte el papel en digital: captura, procesa y distribuye con facilidad

Escaneado seguro y sin fisuras que respalda los procesos empresariales digitales

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Es bueno digitalizar los documentos. Es todavía mejor integrarlos en sus flujos de trabajo.


Muchas organizaciones aspiran a prescindir del papel (o al menos a reducirlo) para facilitar la vida de sus empleados y reducir las tareas rutinarias de la oficina. Pero sin la tecnología adecuada, el proceso de digitalización de documentos físicos y su envío a los destinos correctos puede aumentar la carga administrativa, en lugar de reducirla.

Incluso si se hace de forma eficiente, la digitalización de los archivos es solo la mitad de la cuestión. Para obtener un beneficio empresarial real, es necesario integrarlos en los procesos empresariales para apoyar la transformación digital y la automatización del flujo de trabajo
.

 

Digitalización inteligente, integración simplificada del flujo de trabajo


Si utilizas equipos multifuncionales bizhub de Konica Minolta, puedes añadir a tus dispositivos aplicaciones y software inteligentes que facilitan el escaneo y la digitalización, y automatizan la integración de los archivos digitales en tus procesos. Nuestras aplicaciones y software pueden:
  

  • Reconocer los tipos de documentos (o leer los códigos de barras) para dirigir automáticamente los documentos digitalizados al destino correcto, como una persona, un equipo, un sistema o una aplicación.
  • Nombrar los documentos digitales en función de su contenido: por ejemplo, los nombres de los archivos de las facturas pueden asignarse automáticamente en función del nombre del emisor de la factura y del número de la misma.
  • Aplicar automáticamente los metadatos para ahorrar tiempo
    Extraer datos mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para crear archivos editables.
  • Convertir documentos impresos en una serie de formatos digitales, como Word, Excel, PDF, JPEG y XML, lo que permite manipular los datos en otras aplicaciones y sistemas.
  • Requerir un inicio de sesión de usuario para la captura segura de documentos.
  • Permitir la programación de trabajos por lotes fuera de horario para dejar libre el ancho de banda durante la jornada laboral.
 

Nuestras aplicaciones pueden ser operadas desde el panel de control de la bizhub, o pueden recibir documentos a través de una carpeta de vigilancia o desde un dispositivo u otra fuente, como carpetas compartidas o soluciones de almacenamiento en la nube.

   

Tus ventajas de un vistazo



Aumenta la eficiencia y la productividad


Reduce tu dependencia de los documentos en papel y agiliza el proceso de escaneo de documentos para que tu personal tenga más tiempo para centrarse en su negocio principal.



Transforma los procesos empresariales


Integra automáticamente los documentos escaneados y digitalizados en tus procesos y flujos de trabajo para acelerar tu negocio.



Saca más partido a tus documentos en papel


Escanea documentos impresos en formatos digitales editables para poder trabajar con su contenido en otras aplicaciones y sistemas.
 

1. ¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso de creación de una versión electrónica de un expediente en papel para su almacenamiento, archivo o incorporación a un proceso o flujo de trabajo digital. Dependiendo del software de digitalización, el formato digital puede ser cualquier cosa, desde un simple escaneo o una búsqueda hasta un documento editable (creado mediante OCR o en un formato como Word, Excel, PDF editable o XML) que puede ser editado o procesado por una persona o un sistema.

2. ¿Cómo se digitalizan los documentos?

Konica Minolta ofrece distintas formas de digitalizar documentos. Nuestras bizhub MFPs incorporan la funcionalidad de escaneo de documentos, que puedes ampliar añadiendo aplicaciones inteligentes y software, como:

  • Document Navigator — ofrece captura, procesamiento y entrega inteligente de documentos con solo pulsar un botón, y la capacidad de capturar datos de varias fuentes.
  • Dispatcher Phoenix — automatiza el procesamiento de imágenes de documentos a gran escala y el enrutamiento a través de flujos de trabajo que se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de la empresa.

3. ¿Cuáles son los principales beneficios de la digitalización de documentos?

Los beneficios clave incluyen:

  • Almacenamiento y archivo electrónicos eficientes, lo que simplifica la búsqueda y recuperación de la gestión de documentos y permite reutilizar el espacio físico
  • Conversión de los documentos en papel a un formato editable, para poder hacer un mejor uso del contenido
  • Apoyo a la transformación digital y la automatización, al permitir la integración de los documentos en los procesos y flujos de trabajo electrónicos

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16.06.2022
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