Las organizaciones que pasan de la gestión de la información en papel a la digital pueden esperar beneficiarse de procesos más eficientes, así como de un ahorro en los costes de papel, impresión y almacenamiento de documentos físicos. Pero sea cual sea el sistema de almacenamiento de datos y documentos electrónicos que implemente tu empresa, debes estar seguro de que tus activos de información están debidamente protegidos contra el riesgo de filtración de datos, así como contra el acceso no autorizado de sus propios usuarios. El paso a la gestión electrónica de la información también conlleva consideraciones de cumplimiento. Si tu solución de gestión de la información digital se encuentra en cualquier lugar que no sea tus propias instalaciones, ¿estás seguro de que el lugar de almacenamiento garantiza que la información personal identificable (IPI) que tienes sobre los empleados, clientes y otras personas se almacena de una manera que cumple con el RGPD/GDPR?
Las soluciones de Konica Minolta te ayudan a gestionar con mayor facilidad la información digital y los riesgos asociados y a cumplir con la normativa. Nuestros servicios de gestión de la información digital te permiten controlar el acceso de los usuarios mediante permisos basados en metadatos y establecer reglas de impresión y copia para una mayor protección de los datos. Nuestras soluciones mantienen un historial completo de versiones y un registro de auditoría, para que siempre sepas quién ha cambiado qué información y cuándo. También puedes establecer reglas automáticas de retención de datos de acuerdo con la normativa o tus propias políticas. Cuando utilizas nuestras soluciones de gestión de la información para almacenar tus datos, te beneficias de la encriptación de extremo a extremo que te ayuda a proteger tus archivos y documentos contra violaciones e intrusiones. Dependiendo de la solución de Konica Minolta que elijas, se puede implementar en tus instalaciones o en la nube. El almacenamiento en la nube se hace en centros de datos seguros que cumplen con el RGPD/GDPR en Europa, por lo que puedes estar seguro de lograr un alto nivel de soberanía sobre los datos al tener siempre el control de tus datos y aplicaciones. También nos aseguramos de que nuestras soluciones e instalaciones sigan el ritmo de cualquier cambio en el RGPD/GDPR y otras normas relevantes. Nuestras soluciones también están diseñadas para eliminar gran parte del trabajo manual de los procesos del RGPD/GDPR relacionados con la IPI y los derechos de los interesados, de modo que puedas cumplir con las obligaciones normativas clave de forma más eficiente y segura: Derecho de acceso. Busca rápida y fácilmente en todos tus repositorios de datos para encontrar todos los documentos sobre una persona e informa sobre la IPI que se almacena y procesa, y dónde se encuentra. Derecho al olvido. Utiliza el informe de la IPI para que el responsable de protección de datos pueda eliminar la IPI de una persona. Después de la eliminación, ejecuta de nuevo el informe para confirmar que se han eliminado todos los datos relevantes. Derecho a la portabilidad de los datos. Utiliza el informe IPI para permitirte reunir todos los datos que tienes sobre un individuo y pasárselos para que los transfiera a otro entorno. Obligación de notificar las intrusiones. Si crees que tu organización ha sufrido una filtración de datos, nuestras soluciones te ayudan a crear informes sobre todos los registros afectados que contengan IPI para compartirlos con las autoridades, así como con los individuos afectados, dentro del plazo de notificación obligatorio de 72 horas. Fuga de datos. Supervisa tus repositorios en tiempo real para detectar cualquier información personal que no debería estar allí. Por ejemplo, los números de tarjetas de crédito no deben almacenarse en los servicios de mensajería de los usuarios finales, como p. ej. en los correos electrónicos. Si se detecta algo, podrás tomar rápidamente medidas correctivas.
El cumplimiento y la gestión de riesgos están estrechamente relacionados, y ambos ayudan a una empresa a mantener su estabilidad e integridad. El cumplimiento normativo consiste en satisfacer los requisitos reglamentarios (y así evitar costosas multas, sanciones y daños a la reputación). Es más prescriptivo que la gestión de riesgos, una actividad más estratégica que busca prever el impacto que los riesgos pueden tener en una empresa, y equilibrarlos con las posibles ventajas.
Cumplir con los requisitos del RGPD/GDPR en cuanto a los derechos de los interesados (derecho de acceso, derecho al olvido, derecho a la portabilidad de los datos) puede ser una tarea que requiera mucho tiempo si el proceso de localización de toda la IPI relevante es manual. La solución dokoniFIND Insight de Konica Minolta soporta los proyectos, políticas y procedimientos de cumplimiento del RGPD/GDPR de las organizaciones, así como las actividades continuas para mantener el cumplimiento. Nuestras soluciones identifican automáticamente la IPI en todos sus almacenes de datos (tanto en fuentes estructuradas como no estructuradas), la extraen y gestionan informes personalizados en unos pocos clics. También te permiten verificar que se han completado las acciones requeridas en los datos recuperados, y te ayudan a cumplir más fácilmente los plazos de notificación de infracciones del RGP/GDPR en caso de que los datos se vean comprometidos.
Las solución dokoniFIND de búsqueda y gestión de información empresarial de Konica Minolta te ayuda a obtener el control de tus datos estructurados y no estructurados sin necesidad de moverlos de sus ubicaciones actuales. De este modo, puedes simplificar la forma de gestionar tus datos y el riesgo de la gestión de la información.
La seguridad de datos y el cumplimiento de la legislación son fundamentales para todas las empresas. Sin embargo, para cumplir estos objetivos clave cuando se gestiona contenido dentro de una organización, hay dos factores que deben trabajar en armonía: un sistema de gestión de la información que proporcione un marco de trabajo seguro y un personal que realmente use el sistema de forma correcta.
La seguridad informática no solo protege los datos, sino también los procesos de trabajo, los secretos empresariales, la reputación y la confianza. Pero como la complejidad aumenta constantemente debido a la conexión en red de cada vez más procesos y áreas empresariales, así como a los avances tecnológicos, es difícil para las empresas evaluar hasta qué punto están bien posicionadas, y si los sistemas de seguridad establecidos seguirán cumpliendo plenamente su función. Averigua más sobre la seguridad informática y de la información y descarga a continuación tu copia del caso de uso.
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¿Por qué es la seguridad de datos importante para las PYMEs? ¿Qué implica un concepto amplio de la seguridad de datos...
Sabemos que cada organización es única, por lo que cada compromiso comienza con una conversación. Estamos dispuestos a escuchar, así que ponte en contacto con nosotros hoy mismo.
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