Para que un proyecto tenga éxito y satisfaga las expectativas de las partes interesadas, hay que tener todo en orden. Como gestor de proyectos, debes asegurarte de contar con los recursos adecuados en el equipo y de que todos estén alineados con el alcance y los objetivos del proyecto. Tienes que asegurarte de que los miembros del equipo:
Pero sin una herramienta de gestión de proyectos o una solución de software, podrías encontrarte con dificultades para gestionar todos los recursos y mantener el proyecto en marcha. Cuanto más complejo sea el proyecto, más desafíos se acumulan si los miembros del equipo:
Gestionar eficazmente un proyecto y completarlo a tiempo y dentro del presupuesto es un esfuerzo de colaboración que requiere una comunicación constante y eficaz, y es aquí donde una solución de software de gestión de proyectos resulta muy útil.
La gestión de proyectos implica planificar, gestionar y dirigir el trabajo de un equipo para crear valor y alcanzar los objetivos del proyecto en un plazo determinado y dentro de un presupuesto acordado. El proyecto terminado debe satisfacer los objetivos del cliente interno o externo. Cada proyecto es único y difiere de las operaciones rutinarias (las actividades cotidianas de una organización) porque un proyecto concluye una vez que se ha alcanzado el objetivo. Existen varias metodologías de gestión de proyectos reconocidas, como Estructura de descomposición del trabajo, Gantt, los métodos Agile y la Gestión del valor ganado.
Factores como la globalización y los avances tecnológicos hacen que el trabajo se organice cada vez más en torno a proyectos, y que los equipos se formen en función de las competencias necesarias para tareas específicas. Un gestor de proyectos utilizará una serie de habilidades y conocimientos especializados (como el liderazgo, la influencia, la negociación y la gestión del cambio y los conflictos) para motivar al equipo a alcanzar los objetivos del proyecto.
El software y las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los gestores de proyectos a lo largo del ciclo de vida del proyecto con actividades como la planificación del proyecto, la gestión del tiempo y los costes, la asignación eficiente de recursos y la gestión del cambio. El software de gestión de proyectos también puede agilizar la comunicación, la colaboración y el intercambio de información, ayudando a construir un equipo más cohesionado que trabaje, aprenda e innove conjuntamente de forma más eficaz.
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