Gobernanza, gestión de riesgos y controles internos

Basar los negocios en la transparencia, la confianza y la responsabilidad

Desde un simple apretón de manos hasta un contrato complejo, los negocios siempre se han construido sobre una base de confianza y entendimiento mutuo. A medida que las leyes y los reglamentos se han vuelto más sofisticados, también lo han hecho el ritmo, el dinamismo y la complejidad del entorno empresarial. En consecuencia, la necesidad de prácticas empresariales éticas y dignas de confianza y de procesos de gobernanza sólidos se ha vuelto aún más esencial.
 

Situamos las prácticas empresariales responsables y éticas en el centro de nuestro negocio

Mediante nuestra conducta empresarial sostenible y ética, pretendemos crear valor económico, medioambiental y social en igual medida. Aspiramos a ser una empresa que trabaja para resolver los problemas medioambientales y sociales al tiempo que logra el crecimiento empresarial.
 

Gobernanza corporativa

Parte integrante de nuestra organización, la gobernanza corporativa nos permite realizar negocios con eficacia, eficiencia y en plena consonancia con las normas y reglamentos internos y externos. Nuestra gobernanza corporativa garantiza:

• Información y comunicación adecuadas
• Políticas y procedimientos eficaces para dirigir los negocios
• Una distribución clara de las autoridades
• Una supervisión eficaz y eficiente
• Una estructura de gestión paneuropea transparente y eficaz

Incorpora:

• Un sistema de control interno que ayuda a la dirección y a las organizaciones a alcanzar sus objetivos empresariales
• Un sistema de gestión de riesgos que ayuda a navegar con seguridad por un entorno empresarial global desafiante, sin perder de vista las oportunidades
• Un sistema de gestión del cumplimiento que garantiza que somos “buenos ciudadanos corporativos”.

Mediante una gobernanza sólida y transparente, aplicamos prácticas empresariales sostenibles y responsables, y así cumplimos nuestras responsabilidades sociales y alcanzamos nuestros objetivos medioambientales.
 

Marco para realizar negocios

Un sólido sistema de políticas y procedimientos constituye nuestro marco para realizar negocios en un entorno económico, político y social cambiante. El marco incluye (entre otros):

• Política de Derechos Humanos
• Código de Conducta para Proveedores
• Política de AI
• Política contra el blanqueo de dinero
• Política Antifraude y Anticorrupción
• Política de denuncia de irregularidades (whistleblowing)
• Política de salud y seguridad en el trabajo
• Política de protección de datos y RGPD/GDPR

Además, unos procedimientos eficaces de control de las exportaciones garantizan que cumplimos las sanciones y embargos vigentes.
  
  

 

Practicamos una gestión empresarial transparente y responsable

Supervisamos y gestionamos nuestro negocio basándonos en un sistema de información eficaz, así como en una estructura de reuniones exhaustiva y eficiente:

• Las reuniones de gestión local a nivel de cada Compañía Operativa Nacional (NOC), así como de Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, se complementan con reuniones regionales a nivel de clúster o a nivel de las llamadas “NOC virtuales”.
• Debates paneuropeos como parte de las Reuniones de Países Clave.
• Reuniones del Consejo de Dirección y Conferencias Europeas de Dirección

Las políticas y directrices de autorización adecuadas garantizan que el proceso de toma de decisiones sea claro y transparente, que participen todas las partes necesarias y que las decisiones las tomen las personas adecuadas en el momento adecuado.

Somos propietarios o accionistas mayoritarios de casi todas las filiales europeas de Konica Minolta. Para ejecutar adecuadamente nuestros derechos y obligaciones como accionistas, estamos representados en todos los Consejos de Administración de las respectivas filiales europeas. Nuestros deberes y obligaciones se administran y mantienen en colaboración entre las filiales y la sede central europea.
 

El cumplimiento ante todo

“El cumplimiento ante todo” es la clara exigencia de nuestro Director General, Tom Taiko, como lo fue de los anteriores Directores Generales.

El cumplimiento es una pieza inherente a nuestra forma de hacer negocios y de tratar con nuestras partes interesadas. Nos esforzamos continuamente por estar al tanto de los avances legales y normativos, así como de cualquier posible reto o problema. Lo hacemos mediante:

• Informes trimestrales de cumplimiento
• Una sólida red de personas responsables del cumplimiento en cada filial
• Una estrecha colaboración con el Grupo de Cumplimiento Corporativo de Konica Minolta, Inc. 
• Intercambios regulares con los Coordinadores Regionales de Cumplimiento de América, APAC y Australia.

Nuestro completo programa de formación en línea sobre cumplimiento, que debe completarse anualmente, es la sólida columna vertebral de nuestro sistema de gestión del cumplimiento.
 

Controles internos

Unos controles internos eficaces garantizan la transparencia, aseguran la rendición de cuentas y ayudan a alcanzar los objetivos empresariales y a gestionar con éxito las organizaciones. Como parte de nuestros esfuerzos por seguir mejorando nuestro sistema de controles internos, estamos llevando a cabo:

• El proceso anual de cumplimiento de la J-SOX (Controles Internos sobre la Información Financiera)
• La autoevaluación anual del control interno, realizada en estrecha colaboración con Konica Minolta, Inc.

 

Riesgos y oportunidades

Mantenemos un sistema de gestión de riesgos (alineado con Konica Minolta, Inc.) que proporciona un marco para que nuestra sede europea gestione los riesgos clave, al tiempo que da a nuestras filiales la independencia suficiente para identificar, documentar y abordar los riesgos.

Los riesgos se evalúan dos veces al año, y las contramedidas respectivas se revisan y, si es necesario, se ajustan una vez al trimestre.

Reconociendo que el riesgo y la oportunidad son dos caras de la misma moneda, entendemos la gestión del riesgo no sólo en un contexto preventivo, sino también como una herramienta eficaz para identificar proactivamente las oportunidades. Nuestros procesos de gestión del riesgo nos permiten tomar decisiones conscientes y basadas en el riesgo.