Hacer frente a lo inesperado
Las restricciones de la pandemia mundial se dejaron sentir en todo el mundo y fueron en gran medida imposibles de predecir. Naturalmente, a algunas empresas les fue mejor que a otras; a las que ofrecían productos y contenidos puramente en línea (como la plataforma de streaming de entretenimiento Netflix, por ejemplo) les fue especialmente bien, pero la mayoría de las empresas se enfrentaron al reto de un periodo de transición a un nivel u otro.
Como proveedor experimentado en el trabajo digital, Konica Minolta ya disponía de una gama considerable de tecnología flexible en línea, tanto interna como de apoyo a los clientes. Sin embargo, aún quedaban grandes retos que afrontar en cuanto a la transición a formas de trabajo nuevas o adaptadas. Aunque el trabajo en casa era una opción desde hacía tiempo, los equipos de Konica Minolta aún tenían que adaptarse a estar físicamente separados unos de otros y de la familiaridad de las interacciones en la oficina. Esto era aún más evidente en el caso de los miembros del equipo recién incorporados, que se perdían las presentaciones cara a cara y las continuas interacciones.
Como la mayoría de las empresas, el equipo de Konica Minolta está bien curtido en el trabajo en casa e híbrido. Sin embargo, ahora todos debemos fijarnos bien en encontrar la mejor combinación de herramientas digitales para el trabajo remoto híbrido compartido con espacios de oficina físicos donde tienen lugar las interacciones sociales y las comunicaciones que fomentan la innovación, la resolución de problemas y la evolución de cualquier empresa.
Encontrar el equilibrio
Sin duda, la pandemia impulsó la voluntad de adoptar y desplegar sistemas digitales que permitieran el trabajo a distancia a muchas empresas, algunas de las cuales apenas habían permitido antes a sus empleados utilizar sistemas fuera de la oficina; el sector financiero es un ejemplo clave. Sin embargo, hay una gran diferencia entre ofrecer el trabajo desde casa como una opción a tiempo parcial e imponerlo a todo el equipo de forma permanente debido a circunstancias externas.
Un enfoque híbrido del trabajo a distancia que tenga éxito consiste en combinar las ventajas del trabajo a distancia con las de una configuración más tradicional basada en la oficina. Naturalmente, para muchos empleados trabajar desde casa tiene ventajas considerables: no hay que desplazarse al trabajo y el tiempo y los costes asociados, y los compromisos familiares y personales pueden equilibrarse mejor con la carga de trabajo.
Sin embargo, también hay desventajas potenciales. El aislamiento puede ser un verdadero problema para la salud mental, y no todo el mundo tiene la suerte de disponer de una casa preparada para el trabajo desde casa, con un espacio dedicado y una conexión a internet fiable y adecuada. La crisis del coste de la vida en muchas partes de Europa también ha exacerbado los costes de los servicios domésticos durante todo el día.
A pesar de las posibles desventajas de los desplazamientos y la falta de flexibilidad desde el punto de vista de la vida personal, el lugar de trabajo también ofrece ventajas considerables. Es un lugar ideal para forjar relaciones profesionales y sociales y compartir ideas en conversaciones e interacciones naturales. Es ideal para crear equipo y desarrollar la innovación, ambos aspectos esenciales para cualquier empresa.
Puede ser un estímulo considerable para la salud mental de las personas en términos de compañerismo y apoyo. También permite a los empleados «desconectar» de sus obligaciones laborales cuando abandonan el edificio por la noche, algo que puede suponer un verdadero reto para los trabajadores en sus domicilios, donde su tiempo personal y profesional tienden a difuminarse.
Otro problema potencial de ofrecer el trabajo híbrido como opción es que puede dividir (inadvertidamente) una plantilla a menos que se gestione con cuidado. Si algunos miembros del equipo deciden trabajar a distancia mientras que otros vuelven a la oficina, es esencial garantizar que todos puedan seguir trabajando como un equipo cohesionado. Sea cual sea la ubicación física, todos deben tener las mismas oportunidades, pero también deben poder adoptar la misma ética laboral que los demás.
Las herramientas adecuadas para el trabajo
El trabajo híbrido depende, por supuesto, de disponer de la tecnología digital adecuada para garantizar que su uso sea fiable y práctico. Para la mayoría de las empresas, se trata de un viaje más que de un destino concreto, y suele denominarse «madurez digital».
La mayoría de las empresas ya emplean algún nivel de digitalización de sus sistemas y,
según el estudio «Digital Transformation» de Konica Minolta, la transformación digital es una de las principales prioridades para el 45% de las empresas. Pero merece la pena plantearse si su empresa cuenta con los sistemas de trabajo remoto adecuados para ofrecer la flexibilidad que el equipo necesita independientemente de dónde trabaje, ya que,
según el estudio de Konica Minolta «Top SMB IT Pain Points & Solutions», para casi la mitad de las pymes (49%), la falta de hardware o software necesario para los empleados era una dificultad asociada al trabajo desde casa. Si los empleados tienen dificultades para acceder a la información que necesitan fuera de la oficina (o, al hacerlo, ponen en peligro la seguridad de los datos), es hora de replanteárselo.
Una elección meditada
Junto con la utilización de los sistemas digitales adecuados y el aumento de la madurez digital, la clave para utilizar con éxito el trabajo híbrido es ofrecer a los empleados opciones y apoyo. La mayoría de las empresas han descubierto que, cuando se les da poder y confianza, los empleados son muy buenos a la hora de tomar la decisión más adecuada sobre dónde y cómo trabajar.
Konica Minolta ha adoptado este enfoque de éxito y ayuda a sus clientes a hacer lo mismo con sus empleados, impulsando una mejor combinación de colaboración y equilibrio entre trabajo y vida personal. Al garantizar que sus sistemas de información están siempre actualizados y disponibles de forma segura para su equipo (dondequiera que trabajen), es mucho más fácil encontrar la combinación perfecta de trabajo híbrido remoto y en la oficina, asegurando que todo el mundo está plenamente comprometido con los objetivos de éxito de su negocio.