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La gestión de un flujo incesante de datos entrantes se considera hoy parte del día a día de las empresas. Sin embargo, la información digital es solo una parte del torrente, las entregas físicas no muestran signos de disminución. Las empresas deben tratar de controlar la afluencia de documentos tanto en papel como digital. De hecho, incorporar con éxito toda esta información al sistema de la empresa de la manera más rápida y precisa posible es ahora una parte esencial de las operaciones diarias. La bandeja de entrada se ha establecido durante mucho tiempo como un punto de partida simbólico de las tareas administrativas. Hoy en día sigue siendo importante diseñar una estrategia efectiva para el buzón entrante que ayude a organizar las entradas digitales y en papel y a impulsar la productividad. Además, las regulaciones de protección de datos cada vez más rigurosas hace pensar que los sistemas utilizados para este fin pueden ser la clave para lograr el cumplimiento. Las soluciones de Digital Mailroom pueden ofrecer ventajas significativas en ambos aspectos, al tiempo que liberan a los empleados de tareas administrativas repetitivas.
Ya sea digital o en papel, el correo entrante se está convirtiendo en un gran desafío para muchas empresas. El proceso para ordenar el correo en muchos casos sigue siendo manual y lleva mucho tiempo, está sujeto a errores humanos y es complicado. El 32% de las empresas ya están viendo las ventajas de usar las soluciones de Digital Mailroom, llegando al 43% entre las organizaciones más grandes, un número que ha aumentado constantemente en los últimos cinco años. Un desafío común es redirigir la correspondencia enviada a una sola dirección postal a múltiples ubicaciones de la compañía. Cada vez se envía más información digitalmente, pero esto es solo la mitad de la historia, ya que muchos documentos aún llegan en papel. Una cuarta parte (23%) de las empresas del Reino Unido, por ejemplo, reciben más de 5.000 artículos de correo entrante cada mes, mientras que tres quintos (60%) todavía reciben faxes en sus salas de correo. La forma en que las empresas usan sus MFP también es reveladora, ya que más de un tercio de los dispositivos se usan con más frecuencia para copiar que escanear. Entonces, mientras la digitalización está en aumento, los procesos basados en papel siguen persistiendo.
Pasar a los flujos de trabajo digitales claramente permite a las empresas beneficiarse de la eficiencia inherente a datos más accesibles y procesables en toda la organización. Además, la mayor tasa de error de los buzones de correo en papel y las posibles consecuencias negativas para toda la organización hacen que la digitalización del proceso sea aún más atractiva: el 30% de las empresas en el Reino Unido afirmaron que el mal manejo del correo tiene un efecto negativo en su rendimiento o reputación, mientras que dos quintos (39%) declararon que el mal manejo del correo tiene un impacto negativo en los niveles de servicio al cliente. Por lo tanto, los datos capturados a través de bandejas de entrada electrónicas son una mejora para varios procesos posteriores. La digitalización de documentos en origen también proporciona el beneficio de hacer que la información esté fácilmente disponible para los trabajadores en remoto.
Afortunadamente, muchas compañías ya cuentan con tecnologías requeridas para una solución Digital Mailroom. Sin embargo, aunque los componentes de este sistema pueden estar en funcionamiento, con demasiada frecuencia las organizaciones simplemente carecen de la solución de software adecuada para aprovechar al máximo el potencial de la tecnología.
En última instancia, el objetivo de una solución de Digital Mailroom es proporcionar a la empresa un mayor grado de transparencia a través de la captura centralizada y digital de todos los documentos entrantes. Cuando Konica Minolta trabaja con los clientes para implementar estas soluciones, se pone un gran énfasis en reducir los costes y el tiempo requerido para la logística postal interna, ya que estos dos factores pueden reducirse enormemente. Además, el proyecto puede liberar valor en todos los niveles de la empresa: por ejemplo, la distribución de correo dirigida, segura e independiente de la ubicación proporciona a los empleados una mayor flexibilidad y aumenta las posibilidades de trabajo móvil, mientras que la mayor eficiencia y velocidad de respuesta del cliente puede resultar decisiva. Asegurar la documentación a prueba de auditoría de todos los procesos también es clave para cumplir con las regulaciones de protección de datos como GDPR.
Las soluciones de Digital Mailroom ayudan a reunir una gama de tecnologías a menudo existentes para favorecer a las organizaciones la forma de digitalizar el correo de manera eficiente. Todo el correo entrante puede digitalizarse en equipos multifunción existentes, con un software inteligente que lee toda la información relevante y clasifica los documentos.
Las soluciones son capaces de distribuir de forma automática: ya sea carta o fax, todos los documentos se capturan digitalmente, se clasifican automáticamente y se envían al empleado al que se dirigen, llegando a ellos de manera fiable independientemente de si están en la empresa, en una oficina regional o viajando por trabajo. Esto también aumenta el nivel de facilidad de uso, ya que los empleados reciben automáticamente notificaciones en pantalla cuando hay un nuevo correo en su casilla de correo digital personal. Los documentos se pueden reenviar convenientemente o agregar a los procesos de trabajo existentes. Esta entrega automática de correo se ejecuta en segundos y no está vinculada a una ubicación o dispositivo fijo para permitir la flexibilidad en el lugar de trabajo.
Además, la sala de correo digital acelera significativamente los tiempos de procesamiento. Las facturas, ofertas y albaranes están disponibles de forma centralizada y accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar para todos los empleados con los derechos de acceso adecuados. Este procedimiento aumenta la capacidad de respuesta y ayuda a liberar un tiempo considerable que puede utilizarse para tareas más importantes y de misión crítica. También garantiza el cumplimiento en todos los aspectos, ya que todos los procesos se conectan al sistema Digital Mailroom (captura digital, distribución y procesamiento automatizados), todos se monitorean de manera transparente para garantizar la trazabilidad completa. Esto establece archivos completamente a prueba de auditorías y legalmente compatibles.
El departamento municipal de limpieza y gestión de residuos mantenía con éxito la ciudad de Leipzig limpia y organizada, Stadtreinigung Leipzig pero corría el riesgo de colapsarse por la gran cantidad de información y documentos recibidos. Con 800 empleados, Stadtreinigung Leipzig maneja la eliminación de residuos, la limpieza de calles, los servicios de invierno, el cuidado posterior de los vertederos y los espacios verdes urbanos para más de 530.000 personas en más de 300 kilómetros cuadrados. Sin embargo, con alrededor de 70.000 documentos (y en aumento), el esfuerzo realizado al organizar el correo entrante y mantener todos los documentos actualizados simplemente se estaba volviendo demasiado grande y consumía demasiados recursos de la organización.
Para enfrentar este desafío, Stadtreinigung Leipzig trabaja con Konica Minolta para implementar soluciones para la gestión de la sala de correo digital. Ahora más del 85% de sus documentos han sido digitalizados.
Con la avalancha de documentos significativamente reducida, ahora se pueden ubicar rápidamente y se cumplen todos los requisitos legales para el almacenamiento de datos, así como el cumplimiento de las normas legales de auditoría.
“La solución de Konica Minolta para la sala de correo digital es perfecta porque todos los documentos entrantes se archivan digitalmente de inmediato y los procesos de copia para todos los empleados se han reducido drásticamente”, explica Elke Franz, Subgerente de Operaciones en Stadtwerke Leipzig.
Una sala de correo digital es una tecnología vital. Proporciona la base para otras soluciones digitales que, cuando se ejecutan como parte de una solución integral, pueden proporcionar enormes beneficios para toda la organización. Además de mejorar las operaciones comerciales habituales en la sala de correos, las soluciones de Digital Mailroom pueden ser una de las claves para lograr una transformación digital más amplia en el negocio.
“Al utilizar una solución de Digital Mailroom, puede estar seguro de eliminar los procesos en papel tanto como sea posible, ya que está abordando el problema en el punto de entrada”, explica Marcel Cobussen, Gerente de Desarrollo de Negocios y Marketing de Producto de Servicios Administrados de Contenido, Konica Minolta Business Solutions Europa. “Los documentos en papel siempre se digitalizan de inmediato y se almacenan en el sistema de gestión de la información, lo que le permite conectar también este contenido a las reglas que ha establecido en su sistema para garantizar el cumplimiento y la seguridad de los datos”.
La mejora de los procesos comerciales en toda la organización está estrechamente vinculada a la optimización del correo entrante, los faxes y los correos electrónicos, ya que estos a su vez dependen de una gran cantidad de tareas administrativas. Por lo tanto, junto con pasos como el procesamiento de facturas digitales, la gestión de contratos digitales, etc., la digitalización de la bandeja de entrada puede apuntalar la creación de una organización rápida y eficiente y es un punto de partida para una mayor optimización. Desde cuentas por pagar y cuentas por cobrar hasta archivos guardados, gestión de contratos y recursos humanos, todos estos procesos pueden transformarse significativamente al reducir los procesos en papel y la digitalización.
Sobre Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A.
Konica Minolta Business Solutions Spain es una filial de Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, con sede en Madrid.
Konica Minolta permite a sus clientes defender la era digital: con su experiencia única en imágenes y capacidades de procesamiento de datos, Konica Minolta crea soluciones relevantes para sus clientes y resuelve los problemas a los que se enfrenta la sociedad. Como proveedor de servicios integrales de IT, Konica Minolta ofrece consultoría y servicios para optimizar los procesos empresariales con la automatización de los flujos de trabajo. Además, la empresa ofrece a sus clientes soluciones y servicios gestionados en el campo de la infraestructura y de la seguridad de IT, así como en entornos de la nube. Con respecto a sus soluciones de impresión de oficina, “IDC MarketScape: Evaluación de proveedores de transformación de impresión mundial 2020” declaró que Konica Minolta es “reconocida mundialmente como líder en transformación de impresión”. Como socio sólido para el mercado de la impresión profesional, Konica Minolta ofrece consultoría empresarial, tecnología y software de vanguardia y se ha establecido como líder del mercado de la impresión de producción durante más de una década en Europa (InfoSource). Su Centro de Innovación Empresarial en Londres y cuatro laboratorios de I + D en Europa permiten a Konica Minolta impulsar la innovación colaborando con sus clientes, así como con socios académicos, industriales y empresariales. Por su enfoque de servicio innovador que complementa a la perfección sus dispositivos, Konica Minolta recibió el prestigioso premio “Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021” otorgado por Keypoint Intelligence. Konica Minolta Business Solutions Europe está representada por filiales y distribuidores en más de 80 países de Europa, Asia Central, Oriente Medio y África. Con aproximadamente 10.000 empleados (en abril de 2020), Konica Minolta Europa obtuvo ventas netas de más de 2,34 mil millones en el año financiero 2019/2020.
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