Digitalización para un rápido crecimiento con flujos de trabajo automatizados

Konica Minolta ha estado dando apoyo a Molls GmbH, un exitoso proveedor de servicios de medición, con hardware y software adecuados desde su fundación. Sin flujos de trabajo digitalizados, el existente número de empleados de la compañía no habría sido suficiente para permitir a Molls proveer en unos pocos años a varios miles de edificios y apartamentos de tecnología y servicios de medición para calefacción y costes operativos. Lo que comenzó con una sencilla impresora multifuncional (MFP) A4 bizhub C3350, se ha convertido ahora en un panorama informático que incluye una MFP profesional bizhub PRO 754e, servidores, PCs y un sistema telefónico basado en IP así como UPSs, soluciones de enrutado de escaneo y un sistema de gestión documental. Konica Minolta sigue ayudando a la empresa en sus continuas operaciones mediante Servicios Gestionados Inteligentes y está facilitando la automatización de procesos adicionales de negocio.

Seis meses después de iniciar sus operaciones y de haber adquirido su primera impresora multifuncional Konica Minolta, se hizo patente que la estimación inicial de Molls de su volumen de impresión era demasiado baja. Fundada en 2016, la empresa vende detectores de humo así como dispositivos de medición para monitorizar el consumo de agua y energía en edificios y hogares. Además, también ofrece todos los servicios relacionados y prepara facturas de calefacción y costes operativos.

Enseguida se alcanzaron los límites de un sistema analógico

Debido al rápido crecimiento de la empresa, el volumen de impresiones se había incrementando tanto después de solo unos meses que un simple cambio a una impresora multifuncional diferente redujo significativamente los costes de impresión de la compañía. Al mismo tiempo, los estudios revelaron que había un gran potencial para simplificar flujos de trabajo y transferirlos a un formato digital. Mientras que Molls inicialmente se centraba en simplificar las adquisiciones de clientes y los procesos de elaboración de presupuestos asociados, procesos como la aceptación de pedidos, el registro de datos de clientes y la facturación necesitaron atención enseguida. “Al principio trabajábamos con ficheros en papel, pero los archivadores contenían tantos documentos que todo era muy difícil de controlar. Se guardaban en un solo lugar, lo que significaba que nuestra capacidad de acceder a ellos y buscarlos era también muy limitada”, cuenta André Molls, director gerente de Molls. “Muy pronto nos dimos cuenta de que, con tantos documentos llegando en dos formatos (digital y papel), no podíamos seguir trabajando de esta forma y todo tenía que ser digitalizado.”

Solo para crear un presupuesto, se tienen que registrar para cada unidad los datos de propiedad como los sistemas y dispositivos existentes y necesarios, además de sus tipos y ubicaciones individuales. Además, Molls necesita registrar datos sobre el número y tamaño de las habitaciones, sobre las facturas anteriores de calefacción y agua así como sobre los residentes. La lectura del contador requiere la creación de numerosos documentos, especialmente al leer cada contador individual e incluso sencillamente para concertar citas. Estos documentos deben guardarse durante varios años. Luego, cuando llega el momento de la factura, han de compilarse un montón de datos.

La digitalización comienza con los flujos de trabajo automatizados

Por este motivo, después de adquirir la segunda impresora multifuncional, Molls implementó una solución de enrutado de escaneo que convierte los documentos de papel en PDFs indexados. Software adicional, que incluye AutoStore, eCopy PDF Pro Office, dokoniFind y un sistema de gestión documental, permite que los documentos PDF se procesen y sus contenidos puedan buscarse con rapidez. Una de las características de la solución instalada es que garantiza que el software de facturación genere un código de barras para documentos basados en papel tales como pedidos o contratos. Este código de barras permite que los documentos escaneados se almacenen automáticamente y de manera estructurada.

"Esto significa que podemos buscar el texto completo de todo lo que llega como documento. Tenemos un sistema mucho mejor que antes y podemos acceder a la información mucho más rápidamente utilizando términos de búsqueda. Todos los empleados pueden acceder a los datos sin importar dónde estén y pueden trabajar con ellos directamente”, explica André Molls. Además, la capacidad de la empresa para proporcionar información se ha incrementado enormemente. Cuando un cliente llama, los empleados pueden acceder rápidamente a los documentos que necesitan utilizando la función de búsqueda.

Con el fin de garantizar la seguridad de las versiones, Molls solicitó a Konica Minolta la instalación de un sistema de gestión documental. Este sistema permite que se gestionen los ficheros digitales y se almacenen en cumplimiento normativo. También evita la necesidad de almacenar documentos en papel y ayudó a la empresa a liberar espacio, retrasando una mudanza que de otra manera habría sido necesaria debido al crecimiento de la compañía.

Digitalización exitosa gracias a un soporte de primera

Echando la vista atrás, Molls considera que el mayor reto era estar registrando correctamente los flujos de trabajo y mapeando digitalmente los procesos, lo que requirió organizar un taller además de otras sesiones de formación. “Pero todo el trabajo mereció la pena. Nuestro rápido crecimiento no podía haber sido tan suave sin la digitalización. Nos permite trabajar de forma extremandamente eficiente y nos ha ayudado a evitar un incremento innecesario de la plantilla”, dice Molls complacido.

El director gerente explica que la digitlaización exitosa de los procesos fue debida principalmente al soporte de primera clase proporcionado por el equipo de Konica Minolta, que instaló diferentes soluciones que interactúan de forma inteligente entre sí: “Nuestra persona de contacto nos aconseja de forma increiblemente competente, siempre está disponible y siempre tiene buenas ideas sobre formas en que podemos avanzar. Además, Konica Minolta tiene varios expertos a los que podemos consultar sobre temas específicos en cualquier momento.”

Satisfecho en extremo con sus experiencias hasta ahora, Molls también ha contratado a Konica Minolta para que actúe como proveedor de servicios IT de la empresa, ha optado por los Servicios Gestionados Inteligentes para que den el soporte informático y ha adquirido PCs, servidores, UPSs y un sistema telefónico IP a Konica Minolta.