Llevar el negocio diario al siguiente nivel con un sistema ERP basado en la nube

Cuando el fabricante suizo de herramientas HEULE estableció una filial de su propiedad en Alemania, tuvo la oportunidad de reestructurar sus procesos de IT centrándose en el futuro. Gracias a Microsoft Dynamics 365 Business Central, basado en la nube, y a Konica Minolta, la empresa cuenta con dos socios de confianza que le ayudan a centrarse en el negocio principal.

HEULE Alemania es una filial de HEULE, la empresa de fabricación suiza especializada en herramientas de perforación y herramientas especializadas de alta precisión y multifuncionales, que, por así decirlo, se ha fundado en un terreno virgen en Wangen, en el Allgäu. Ya en las primeras fases de la empresa, se necesitaba un sistema ERP fiable y ampliable basado en la nube para diversas tareas, especialmente en lo que respecta a la gestión de los trabajos. Christos Mistridis, director de ventas de HEULE Alemania, responsable de la instalación del sistema, explica el marco que existía durante el proceso de selección. "Buscábamos una solución moderna y flexible que proporcionara un soporte óptimo, permitiendo que la empresa creciera orgánicamente como pretendíamos. El sistema ERP que utiliza nuestra empresa matriz suiza es ya bastante antiguo, está llegando a sus límites y será sustituido en un futuro próximo. Utilizar el mismo sistema no era una opción para nosotros".

Por este motivo, la filial alemana tuvo en cuenta que el sistema que eligieron podría utilizarse también en la empresa matriz y en otras filiales. Otro requisito del sistema ERP era la capacidad de conectar un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y una herramienta de inteligencia empresarial (BI), ya que éste es un objetivo a medio plazo para la empresa. Para ayudar en el proceso de selección, Mistridis consultó a dos empleados de HEULE Alemania, que ya tenían experiencia con sistemas ERP en pequeñas y medianas empresas. Sugirieron Microsoft Dynamics NAV, así como otra solución.

 

Una propuesta detallada para un comienzo impresionante

Mistridis dio con Konica Minolta y Microsoft Dynamics 365 Business Central mientras buscaba en Internet proveedores que ofrecieran Microsoft Dynamics NAV como variante en la nube. Como director del proyecto, hubo dos aspectos que le impresionaron mucho durante el primer contacto y la fase inicial: "A nivel personal -que a menudo desempeña un papel decisivo- tuve la buena sensación de que era la elección correcta, en cuanto el experto en ventas de Konica Minolta se puso en contacto conmigo. También me gustó la propuesta: era muy detallada y contaba con un plan de proyecto y un calendario correspondiente, solo como yo había imaginado".

A continuación, Mistridis y sus dos colegas utilizaron la versión de prueba gratuita de 30 días del software, utilizando datos de muestra para trabajar con el proceso de ventas estándar en HEULE, incluyendo elementos como la gestión de los trabajos, los pedidos a Suiza, los niveles de existencias y los niveles de ventas. Tras resolver las pocas cuestiones pendientes durante una reunión a distancia, HEULE Alemania optó por la propuesta de Konica Minolta.

Este sistema seguro se almacena y gestiona completamente en la nube y, como solución multicliente, puede adaptarse a requisitos específicos. Gracias a esta flexibilidad, ahora solo se muestran los campos de descuento cuando son necesarios, y los campos se han ampliado para dar cabida a los números de pieza de HEULE, ya que son más largos que los campos estándar.

 

Implementación rápida y profesional del proyecto

Antes de empezar a trabajar, hubo que integrar casi 70.000 entradas de datos maestros y de productos de la empresa matriz en Microsoft Dynamics 365 Business Central. "Integrar estos datos en el nuevo sistema era de gran importancia para mí, y el proceso fue perfecto gracias a la herramienta de exportación Rapid Start", dice Mistridis. El director del proyecto y sus compañeros han utilizado la plataforma de vídeo a la carta Learn4NAV para adquirir una gran cantidad de conocimientos básicos sobre el uso del programa. Para asegurarse de que los demás también pudieran utilizar el sistema con soltura, Konica Minolta organizó un taller con los empleados de HEULE Alemania en sus instalaciones. Para Mistridis, el taller y su seguimiento fueron una prueba más de la profesionalidad de Konica Minolta: "A lo largo del proyecto, siempre sentí que estaba trabajando con profesionales. Siempre supe que lo que habíamos discutido sería realmente asumido e implementado. Por ejemplo, un informe detallado de 15 páginas del taller definía claramente los siguientes pasos y las responsabilidades correspondientes."

HEULE Alemania se beneficia ahora de las numerosas ventajas de la solución basada en la nube durante sus operaciones diarias. El equipo que rodea a Christos Mistridis está impresionado por la sencillez del sistema, la función de búsqueda de primera clase y su excelente visión general. Como ventaja adicional, los empleados del servicio de campo pueden conectarse desde cualquier lugar y tener la información que necesitan al alcance de la mano, independientemente de su ubicación. Mistridis está convencido de que Konica Minolta ha sido la elección correcta como socio, y espera que la asociación entre las dos empresas pueda seguir creciendo, en Alemania y más allá.