Integrado y conforme a las auditorías: Gestión de procesos y documentos

GAZi es una de las muchas marcas individuales conocidas establecidas por el productor de productos lácteos Garmo. Sin embargo, la empresa quería evitar las soluciones aisladas en materia de IT. En su lugar, buscaba sistemas en red que digitalizaran los procedimientos estándar, como el proceso de venta. Por ello, Konica Minolta integró un sistema ECM que simplifica el procesamiento de documentos entre aplicaciones.

Archivo de documentos conforme a las auditorías

Especialmente en el sector alimentario, la prueba de origen y el archivo de documentos conforme a las auditorías son obligatorios. Para los responsables de garmo, facilitar la fluidez de las operaciones de procesamiento de documentos para permitir la digitalización de los procesos empresariales era la guinda del pastel, por así decirlo. "Pero como nuestro antiguo sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) no ofrecía la flexibilidad ni la funcionalidad que buscábamos, a principios de 2013 pusimos en marcha un nuevo proyecto con Konica Minolta", informa Stefan Greiner, jefe de IT de garmo. 

"Nuestro objetivo era integrar el procesamiento de documentos en profundidad en la planificación de recursos empresariales (ERP) como forma de acelerar los procesos, además de eliminar las discontinuidades de los medios y, por tanto, también las posibles fuentes de errores." Se necesitaba una solución de ECM que pudiera integrarse eficazmente en la estrategia de IT de Garmo. Desde una perspectiva estratégica, el productor de alimentos se centra en aprovechar al máximo los recursos de IT y todos los efectos de sinergia. "En gran medida, intentamos evitar nuevas interfaces siempre que sea posible", añade Greiner. 

 

Migración en lugar de desarrollo

Con el sistema ECM ofrecido, Konica Minolta pudo proporcionar a garmo una solución correspondiente que se integra perfectamente en los sistemas de Microsoft y ofrece la seguridad futura necesaria. Stefan Greiner y sus compañeros confiaron en esta recomendación, sobre todo porque ya habían realizado con éxito proyectos de IT con Konica Minolta en el pasado. Por ello, eligieron la migración al nuevo sistema ECM frente a la alternativa, que era seguir desarrollando el sistema existente. 

Un equipo de proyecto, formado por representantes de garmo y expertos de Konica Minolta, implantó entonces una solución que complementaba la plataforma Microsoft SharePoint existente para incluir funciones de gestión de documentos, como el archivado conforme a las auditorías. Además, la información requerida por la herramienta ERP Microsoft Dynamics NAV se extrae automáticamente. Esto significa que los empleados de garmo ahora pueden simplemente arrastrar los documentos que llegan por correo electrónico a una zona de descarga, donde se asignan automáticamente a los expedientes y pedidos de los clientes dentro de NAV. La base para ello es un plan de registro, creado por el equipo del proyecto.

 

Archivo automático en segundo plano

Todos los procedimientos comerciales se benefician de la solución implantada. Ya sean pedidos, albaranes o facturas, todos los documentos creados en Microsoft Dynamics NAV se archivan. La solución es especialmente útil para las ventas, como subraya Greiner: "Nuestro personal de ventas simplemente escanea los pedidos y los albaranes firmados, que luego se asignan automáticamente a los registros de pedidos correspondientes". 

La introducción manual de datos en Microsoft Dynamics NAV es ahora cosa del pasado.Otra ventaja es que los documentos se archivan ahora en una estructura clara, lo que también hace que sean mucho más fáciles de localizar que antes. "Las áreas débiles y los obstáculos de este tipo, que antes simplemente aceptábamos, ahora se han eliminado", explica Greiner con una sonrisa. En este contexto, también menciona el nuevo concepto de autorización y funciones, que ahora proporciona la flexibilidad necesaria a la hora de asignar autorizaciones. De hecho, garmo puede asignar hoy varios derechos de acceso de sólo lectura y de otro tipo en función del tipo de documento, incluso hasta el nivel de atributos.

 

Los rápidos tiempos de respuesta garantizan una gran satisfacción

"Estamos absolutamente satisfechos, tanto con la solución como con el soporte proporcionado por Konica Minolta", comenta Greiner, destacando la buena "química" entre los participantes en el proyecto. Las consultas y los problemas se resolvieron en tiempos de respuesta rápidos. Esto también permitió a Konica Minolta ganarse el favor de los aproximadamente 45 usuarios finales, que aceptaron rápidamente la solución. El proyecto en sí también fue un esfuerzo rápido y, de hecho, se completó antes de lo previsto en unos seis meses. Ya se están planificando otros proyectos de seguimiento para la gestión de contratos y de la calidad, así como para el procesamiento de las facturas recibidas.